Apa Itu Procurement? Pengertian, Tujuan, dan Proses Lengkapnya

Dalam dunia bisnis modern, istilah procurement atau pengadaan menjadi salah satu elemen vital yang menentukan efisiensi, keberlanjutan, dan daya saing perusahaan. Meski terdengar sederhana, kegiatan procurement melibatkan proses yang kompleks dan strategis. Artikel ini akan membahas secara komprehensif mulai dari pengertian procurement, tujuan dan manfaatnya, hingga tahapan proses procurement secara lengkap.

Apa itu Procurement?

Procurement adalah serangkaian proses dan kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan atau organisasi untuk memperoleh barang, jasa, atau pekerjaan dari pihak luar guna mendukung operasional atau pencapaian tujuan bisnis. Dalam Bahasa Indonesia, procurement dikenal dengan istilah pengadaan.

Procurement tidak hanya sebatas membeli barang atau jasa, tetapi mencakup seluruh aktivitas mulai dari perencanaan kebutuhan, pencarian vendor, permintaan penawaran, seleksi penyedia, negosiasi kontrak, pemesanan, penerimaan barang, hingga evaluasi pasca pengadaan.

Jenis-Jenis Procurement

Procurement dapat dibedakan berdasarkan beberapa kriteria:

1. Berdasarkan Objek Pengadaan

• Procurement Barang: Pengadaan benda fisik seperti mesin, alat kantor, bahan baku, dll.
  
• Procurement Jasa: Meliputi jasa konsultansi, jasa konstruksi, jasa keamanan, dan lainnya.
  
• Procurement Pekerjaan Konstruksi: Pembangunan gedung, jalan, atau infrastruktur lainnya.

2. Berdasarkan Sumber Dana

• Procurement Swasta: Dilakukan oleh perusahaan non-pemerintah.
  
• Procurement Publik: Dilakukan oleh lembaga pemerintah dengan sumber dana APBN/APBD.

3. Berdasarkan Proses

• Direct Procurement: Pengadaan langsung dari penyedia tanpa proses tender.
  
• Competitive Procurement: Melalui proses tender, lelang, atau penawaran kompetitif.

Baca juga: 7 Dompet Elektronik Terbaik di Indonesia untuk Transaksi Cepat dan Aman

Tujuan Procurement

Tujuan utama dari procurement tidak hanya untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa, tapi juga untuk mendukung strategi dan efisiensi perusahaan secara keseluruhan. Berikut beberapa tujuan procurement:

1. Menjamin Ketersediaan

Memastikan bahwa barang dan jasa yang dibutuhkan tersedia tepat waktu, dalam jumlah yang cukup, dan sesuai spesifikasi.

2. Efisiensi Biaya

Dengan strategi procurement yang baik, perusahaan dapat memperoleh harga yang kompetitif dan menekan pengeluaran.

3. Kualitas Terbaik

Procurement yang profesional memastikan barang/jasa yang diperoleh sesuai standar kualitas yang dibutuhkan perusahaan.

4. Transparansi dan Akuntabilitas

Procurement yang sistematis mencegah praktik kecurangan, kolusi, atau korupsi.

5. Mendukung Inovasi dan Kolaborasi

Melalui kemitraan strategis dengan vendor, procurement dapat menjadi sumber inovasi dalam proses bisnis.

Manfaat Procurement bagi Perusahaan

Procurement modern memberikan berbagai manfaat strategis, antara lain:

• Meningkatkan daya saing perusahaan.
  
• Mengurangi risiko operasional dan hukum.
  
• Mendukung pertumbuhan bisnis jangka panjang.
  
• Meningkatkan hubungan bisnis dengan pemasok/vendor.
  
• Mendorong keberlanjutan (sustainability) melalui green procurement.

Proses Lengkap Procurement

Berikut adalah tahapan lengkap proses procurement, dari awal hingga akhir:

1. Identifikasi Kebutuhan

Tahapan ini melibatkan analisis kebutuhan internal perusahaan, termasuk jumlah, spesifikasi teknis, waktu pemakaian, dan anggaran.

2. Perencanaan Pengadaan

Dokumentasi rencana pengadaan dibuat dengan menyertakan jadwal, anggaran, dan strategi pengadaan (langsung, tender, e-purchasing, dll.).

3. Pencarian Vendor

Tim procurement akan melakukan riset untuk mencari vendor yang kompeten, baik melalui daftar vendor lama, e-catalog, atau sumber lainnya.

4. Permintaan Penawaran (Request for Quotation / RFQ)

Perusahaan mengirimkan RFQ kepada vendor untuk mendapatkan penawaran harga dan teknis dari berbagai penyedia.

5. Evaluasi Penawaran

Semua penawaran yang masuk dievaluasi berdasarkan kriteria harga, kualitas, pengalaman vendor, waktu pengiriman, dan syarat lainnya.

6. Negosiasi

Tahap ini penting untuk memastikan harga dan ketentuan lainnya bisa dinegosiasikan agar menguntungkan kedua pihak.

7. Pembuatan Kontrak

Jika negosiasi berhasil, kontrak pengadaan disusun dan ditandatangani oleh kedua belah pihak. Dokumen kontrak memuat seluruh hak dan kewajiban masing-masing pihak.

8. Pelaksanaan Pengadaan

Vendor mengirimkan barang/jasa sesuai kontrak. Tim procurement dan divisi terkait akan memantau pelaksanaan dan memastikan kepatuhan terhadap spesifikasi.

9. Penerimaan dan Pemeriksaan Barang/Jasa

Tim logistik atau penerima akan memeriksa kualitas dan kuantitas barang/jasa yang diterima. Jika sesuai, dilakukan serah terima.

10. Pembayaran

Proses pembayaran dilakukan sesuai dengan termin yang disepakati di kontrak (misal: DP, pembayaran bertahap, atau setelah barang diterima).

11. Evaluasi Vendor

Setelah proses selesai, dilakukan evaluasi terhadap vendor terkait performa, kualitas, dan kepatuhan terhadap kontrak. Ini penting untuk penilaian pengadaan selanjutnya.

Peran Teknologi dalam Procurement

Di era digital, teknologi memberikan dampak besar pada dunia procurement. Beberapa inovasi penting antara lain:

1. E-Procurement

Sistem elektronik yang memudahkan proses pengadaan dari awal hingga akhir. Contoh: e-Catalog LKPP di Indonesia.

2. Procurement Management Software

Platform digital untuk manajemen vendor, kontrak, RFQ, dan pelacakan pengiriman.

3. Automation dan AI

Automasi proses tender, seleksi vendor, hingga analitik risiko untuk mendukung pengambilan keputusan berbasis data.

4. Blockchain

Digunakan untuk menciptakan transparansi dan keamanan dalam transaksi procurement.

Tantangan dalam Procurement

Meskipun penting, procurement juga memiliki tantangan, seperti:

• Kecurangan atau kolusi dalam proses pengadaan.
  
• Vendor yang tidak kooperatif atau gagal memenuhi kontrak.
  
• Fluktuasi harga bahan baku.
  
• Kurangnya komunikasi antara divisi pemakai dan tim procurement.
  
• Kurangnya dokumentasi atau sistem digitalisasi.

Best Practices dalam Procurement

Agar proses procurement berjalan optimal, perusahaan sebaiknya menerapkan best practices berikut:

1. Membangun database vendor yang kredibel.
   
2. Menggunakan sistem e-procurement yang transparan.
   
3. Melakukan pelatihan dan sertifikasi bagi tim procurement.
   
4. Menerapkan procurement policy yang jelas dan tegas.
   
5. Melakukan evaluasi berkala terhadap proses dan vendor.

Perbedaan Procurement dan Purchasing

Banyak orang menyamakan procurement dengan purchasing, padahal keduanya berbeda:

Aspek	Procurement	Purchasing
Cakupan	Strategis dan menyeluruh	Taktis dan operasional
Fokus	Manajemen vendor, kontrak, perencanaan	Pembelian barang/jasa
Durasi	Jangka panjang	Jangka pendek
Aktivitas	Riset vendor, negosiasi, analisis risiko	Pemesanan, pembayaran, penerimaan

Contoh Kasus Nyata Procurement

1. Procurement dalam Industri Konstruksi

Perusahaan konstruksi membutuhkan berbagai material (semen, baja, kayu) serta jasa (arsitek, konsultan, kontraktor). Proses procurement harus mempertimbangkan ketepatan waktu dan kualitas agar proyek berjalan sesuai jadwal.

Baca juga: 7 Payment Gateway Terbaik dan Terlengkap di Indonesia Tahun 2025

2. Procurement di Instansi Pemerintah

Instansi pemerintah wajib mengikuti aturan ketat seperti Perpres No. 12 Tahun 2021 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Seluruh proses dilakukan secara transparan melalui sistem e-procurement seperti LPSE dan e-Catalog.

3. Procurement di Perusahaan Manufaktur

Procurement menjadi ujung tombak dalam menjaga supply chain. Keterlambatan atau kesalahan procurement bisa berdampak langsung pada produksi dan pengiriman produk ke pasar.

Kesimpulan

Procurement adalah bagian integral dari operasional dan strategi perusahaan. Dengan pengelolaan yang baik, procurement tidak hanya mendukung kegiatan operasional, tetapi juga menjadi alat penting untuk efisiensi biaya, pengendalian risiko, peningkatan kualitas, dan penciptaan nilai jangka panjang.

Pemahaman mendalam tentang proses procurement, mulai dari identifikasi kebutuhan hingga evaluasi vendor, menjadi penting di tengah tantangan bisnis dan globalisasi saat ini. Di era digital, procurement yang efektif harus didukung oleh teknologi, integritas, dan sistem manajemen yang modern.