Contoh Faktur Pembelian Barang Dagang yang Benar dan Rapi

Dalam kegiatan bisnis, terutama pada perusahaan dagang, faktur pembelian adalah salah satu dokumen krusial yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian barang dari pihak ketiga. Meskipun terlihat sederhana, faktur pembelian memiliki peran penting dalam pembukuan, akuntansi, serta pengawasan stok dan pengeluaran keuangan. Kesalahan kecil dalam penyusunan faktur dapat menyebabkan ketidaksesuaian data, kekeliruan pencatatan, bahkan berpotensi menimbulkan masalah hukum dan pajak.

Artikel ini akan mengupas secara tuntas pengertian faktur pembelian, fungsinya, elemen-elemen penting dalam faktur yang benar dan rapi, format yang disarankan, serta contoh faktur pembelian barang dagang yang sesuai praktik bisnis profesional.

Apa Itu Faktur Pembelian Barang Dagang?

Faktur pembelian (purchase invoice) adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh penjual (supplier) kepada pembeli setelah terjadi transaksi jual beli barang dagangan. Dalam konteks bisnis dagang, faktur ini memuat rincian seperti nama barang, jumlah, harga satuan, total pembelian, dan informasi lainnya yang relevan.

Berbeda dari faktur penjualan, faktur pembelian dilihat dari sisi penerima barang, yakni pembeli atau perusahaan dagang yang membeli barang untuk dijual kembali atau digunakan dalam operasional.

Baca juga: 10 Aplikasi Kasir Retail Termurah untuk Memaksimalkan Keuntungan Usahamu

Fungsi Faktur Pembelian dalam Bisnis Dagang

Faktur pembelian bukan hanya sebatas tanda bukti pembayaran, melainkan memiliki sejumlah fungsi penting, antara lain:

1. Bukti sah transaksi pembelian antara pembeli dan penjual.
2. Dokumen pendukung dalam pencatatan akuntansi dan pembukuan keuangan.
3. Dasar pencatatan persediaan barang dagang dalam sistem inventaris.
4. Alat verifikasi terhadap pengiriman barang dan pembayaran.
5. Dokumen penting dalam pengurusan perpajakan, terutama dalam perhitungan PPN.
6. Referensi historis transaksi untuk kebutuhan audit atau evaluasi pembelian.
7. Kontrol internal untuk membandingkan antara pesanan, pengiriman, dan pembayaran.

Elemen Penting dalam Faktur Pembelian

Faktur pembelian yang baik dan benar harus menyertakan informasi yang lengkap dan mudah dipahami. Berikut adalah elemen-elemen utama yang seharusnya terdapat dalam sebuah faktur pembelian:

1. Identitas Penjual (Supplier)

• Nama perusahaan/individu
• Alamat lengkap
• Nomor telepon/email
• NPWP (jika dikenakan pajak)

2. Identitas Pembeli

• Nama pembeli atau perusahaan
• Alamat lengkap
• Kontak yang bisa dihubungi

3. Nomor Faktur

Nomor unik yang digunakan untuk identifikasi dan referensi.

4. Tanggal Faktur

Tanggal saat faktur dibuat/dikirimkan oleh penjual.

5. Rincian Barang Dagangan

• Nama barang
• Deskripsi (ukuran, warna, spesifikasi)
• Jumlah unit
• Harga per unit
• Subtotal per item

6. Total Harga Pembelian

• Total harga seluruh barang
• Diskon (jika ada)
• PPN atau pajak lainnya (jika ada)
• Biaya pengiriman (jika ditanggung pembeli)
• Total akhir yang harus dibayar

7. Syarat Pembayaran

• Termin (misal: tunai, 30 hari, 14 hari)
• Metode pembayaran: transfer bank, giro, atau tunai
• Nama dan nomor rekening tujuan (jika pembayaran via transfer)

8. Tanda Tangan atau Stempel

• Dapat berupa tanda tangan digital atau stempel perusahaan
• Menunjukkan bahwa dokumen ini sah dan dikeluarkan secara resmi

Format Faktur Pembelian yang Rapi

Format faktur pembelian bisa disusun secara manual (dalam Microsoft Word/Excel) atau dengan menggunakan software akuntansi. Namun, format ideal haruslah:

• Tersusun secara vertikal dan sistematis
• Diberi judul dan identitas dokumen
• Memiliki tata letak kolom yang jelas untuk rincian barang
• Disusun dalam ukuran kertas standar (A4 atau Letter)
• Rapi, tanpa coretan atau singkatan tidak jelas

Contoh Faktur Pembelian Barang Dagang (Fiktif)

Berikut adalah contoh faktur pembelian barang dagang yang benar dan rapi, disusun secara profesional.

CV INDAH MAKMUR SEJAHTERA
Jl. Merpati No. 45, Jakarta Barat – 11230
Telp. (021) 7654321 | Email: indahmakmur@domain.com
NPWP: 12.345.678.9-012.000

FAKTUR PEMBELIAN BARANG DAGANG
No. Faktur: INV-0924-0015
Tanggal: 5 September 2024

---

Dikirim Kepada:
PT TIRTA MANDIRI UTAMA
Jl. Gajah Mada No. 89, Semarang, Jawa Tengah
Telp. (024) 1234567 | Email: purchasing@tirtamandiri.co.id
NPWP: 03.567.890.1-123.000

---

No	Nama Barang	Deskripsi	Qty	Harga Satuan (Rp)	Subtotal (Rp)
1	Botol Plastik 1 Liter	Transparan, PET, 1000 ml	1.000	2.500	2.500.000
2	Tutup Botol Warna Biru	PP, ulir ukuran standar	1.000	500	500.000
3	Kardus Ukuran 50×50	Single wall, C-flute	100	3.000	300.000

---

Subtotal: Rp 3.300.000
Diskon (5%): Rp 165.000
PPN (11%): Rp 344.850
Total Pembayaran: Rp 3.479.850

---

Syarat Pembayaran:
Termin: 14 Hari setelah penerimaan barang
Metode Pembayaran: Transfer Bank
Bank: BCA Cabang Semarang
No. Rekening: 123-456-7890
Atas Nama: CV Indah Makmur Sejahtera

---

Tanda Tangan Supplier:
(_________________________)
Dewi A. Pratiwi
Manager Penjualan

Tanda Tangan Pembeli:
(_________________________)
Yusuf R. Pranoto
Purchasing Dept.

---

Tips Membuat Faktur Pembelian yang Profesional

Berikut beberapa tips agar faktur pembelian Anda terlihat profesional dan mudah dipahami:

1. Gunakan logo perusahaan di bagian atas faktur untuk kesan formal.
2. Nomor faktur harus unik dan sistematis, misalnya mencakup bulan dan tahun.
3. Gunakan format tabel yang konsisten dan mudah dibaca.
4. Pastikan semua angka ditulis dengan akurat, terutama diskon dan pajak.
5. Sertakan kontak yang jelas untuk kebutuhan konfirmasi atau komplain.
6. Simpan faktur dalam bentuk digital dan fisik untuk arsip dan pelacakan.
7. Jika menggunakan software akuntansi, pastikan data terintegrasi dengan sistem persediaan.

Pentingnya Validasi dan Revisi

Sebelum mengirimkan faktur kepada pembeli:

• Periksa kembali ejaan nama barang, jumlah, dan harga
• Verifikasi apakah barang yang tercantum sudah sesuai dengan PO (Purchase Order)
• Pastikan tidak ada kolom yang kosong atau tertukar
• Gunakan template tetap untuk setiap transaksi agar konsisten

Dalam bisnis dagang berskala besar, faktur yang tidak valid bisa menyebabkan:

• Terlambatnya pembayaran
• Ketidaksesuaian pencatatan
• Audit yang berbelit di akhir tahun
• Risiko sanksi perpajakan karena salah hitung PPN

Baca juga: 10 Aplikasi Scan Barcode Terbaik untuk Android dan iOS di 2025

Perbedaan Faktur Pembelian dan Bukti Pembayaran

Meskipun keduanya saling berkaitan, faktur pembelian bukan bukti pembayaran. Faktur hanyalah dokumen tagihan, sedangkan bukti pembayaran biasanya berupa:

• Bukti transfer bank (e-receipt)
• Giro atau cek yang telah dicairkan
• Kuitansi resmi dari penjual

Dalam laporan keuangan, faktur masuk sebagai kewajiban jangka pendek sebelum lunas dibayar.

Kesimpulan

Faktur pembelian barang dagang adalah komponen penting dalam siklus pembelian sebuah perusahaan. Dokumen ini bukan hanya bukti transaksi, tapi juga dasar pencatatan keuangan, pengawasan inventaris, dan acuan perpajakan. Menyusun faktur pembelian yang benar dan rapi bukan sekadar soal estetika, tetapi juga mencerminkan profesionalisme dan efisiensi operasional sebuah entitas bisnis.

Dalam praktiknya, gunakan format yang konsisten, data yang akurat, serta pastikan faktur terintegrasi dengan dokumen lain seperti PO, DO (Delivery Order), dan bukti pembayaran. Jangan ragu memanfaatkan software invoice atau ERP untuk mengelola proses ini secara otomatis, apalagi jika transaksi Anda sudah dalam skala besar.