Apa Itu Procurement? Pengertian, Fungsi, dan Prosesnya

Dalam dunia bisnis modern, perusahaan dituntut untuk dapat mengelola sumber daya secara efektif agar mampu bersaing di tengah persaingan global yang semakin ketat. Salah satu aspek penting yang berperan besar dalam mendukung operasional perusahaan adalah procurement atau pengadaan. Istilah ini sering terdengar dalam dunia manajemen, logistik, maupun rantai pasok, namun tidak semua orang memahami makna, fungsi, dan prosesnya secara menyeluruh.

Artikel ini akan membahas secara mendalam mengenai apa itu procurement, pengertian secara luas, fungsi yang dijalankan dalam perusahaan, serta proses yang harus dilalui agar kegiatan pengadaan berjalan efisien, transparan, dan sesuai kebutuhan organisasi.

Apa Itu Procurement? 

Secara sederhana, procurement adalah proses pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan suatu perusahaan atau organisasi untuk mendukung kegiatan operasional maupun pengembangan usaha. Proses ini mencakup identifikasi kebutuhan, pemilihan pemasok (supplier), negosiasi kontrak, pembelian, hingga pengelolaan hubungan dengan pemasok tersebut.

Procurement tidak hanya sekadar membeli barang atau jasa, melainkan mencakup strategi manajemen yang bertujuan untuk memperoleh sumber daya dengan kualitas terbaik, harga yang kompetitif, serta waktu pengiriman yang tepat. Oleh karena itu, procurement dipandang sebagai bagian penting dalam supply chain management (manajemen rantai pasok) yang memengaruhi efisiensi, produktivitas, bahkan daya saing perusahaan.

Dalam praktiknya, procurement terbagi menjadi dua jenis utama:

1. Direct Procurement
   Yaitu pengadaan barang atau jasa yang langsung berhubungan dengan produk utama perusahaan. Misalnya, pengadaan bahan baku untuk industri manufaktur, komponen elektronik untuk produsen gadget, atau bahan pangan untuk perusahaan makanan.
   
2. Indirect Procurement
   Yaitu pengadaan barang atau jasa yang tidak berhubungan langsung dengan produk utama, namun tetap mendukung operasional. Contohnya, pengadaan alat tulis kantor, layanan keamanan, perangkat lunak, atau jasa konsultan.

Kedua jenis procurement tersebut sama-sama penting, karena tanpa adanya pengadaan yang tepat, perusahaan akan kesulitan menjaga kelancaran produksi maupun operasional sehari-hari.

Baca juga: 7 Contoh Kode Referral Populer dari Aplikasi & Platform Digital

Fungsi Procurement

Procurement bukan hanya kegiatan administratif, melainkan fungsi strategis yang berperan besar dalam keberlangsungan bisnis. Berikut adalah beberapa fungsi utama procurement dalam sebuah organisasi:

1. Menjamin Ketersediaan Barang dan Jasa

Fungsi utama procurement adalah memastikan bahwa semua barang dan jasa yang diperlukan perusahaan tersedia pada saat dibutuhkan. Keterlambatan atau kesalahan dalam pengadaan dapat menyebabkan gangguan produksi, keterlambatan distribusi, hingga kerugian finansial.

2. Menjaga Efisiensi Biaya

Procurement berperan penting dalam mengendalikan biaya operasional. Melalui negosiasi harga, pemilihan pemasok yang tepat, serta manajemen kontrak yang efisien, perusahaan dapat memperoleh barang dan jasa dengan harga terbaik tanpa mengorbankan kualitas.

3. Menjamin Kualitas Produk dan Jasa

Procurement tidak hanya mempertimbangkan harga, tetapi juga kualitas. Barang atau jasa yang dibeli harus memenuhi standar tertentu agar tidak mengganggu kinerja perusahaan. Dengan demikian, procurement berfungsi menjaga kualitas hasil produksi maupun layanan perusahaan.

4. Mendukung Strategi Perusahaan

Procurement merupakan bagian integral dari strategi bisnis. Dengan memilih pemasok yang memiliki reputasi baik, stabilitas pasokan, serta teknologi yang mendukung, perusahaan dapat meningkatkan daya saing jangka panjang.

5. Mengelola Hubungan dengan Pemasok

Procurement juga berfungsi sebagai jembatan antara perusahaan dengan pemasok. Hubungan yang baik dapat menciptakan kerja sama jangka panjang, transparansi, serta inovasi bersama dalam pengembangan produk maupun efisiensi biaya.

6. Meminimalkan Risiko

Dalam dunia bisnis, risiko bisa muncul dari banyak sisi, seperti keterlambatan pasokan, kenaikan harga bahan baku, atau ketidakstabilan pemasok. Fungsi procurement adalah meminimalkan risiko-risiko tersebut melalui diversifikasi pemasok, perencanaan kontrak yang matang, serta pemantauan berkelanjutan.

7. Menjamin Kepatuhan dan Transparansi

Procurement harus dilakukan sesuai regulasi, standar etika, dan kebijakan internal perusahaan. Transparansi dalam pengadaan penting untuk menghindari praktik korupsi, kolusi, maupun nepotisme yang dapat merugikan perusahaan.

Proses Procurement

Proses procurement pada umumnya mengikuti tahapan tertentu yang dirancang untuk memastikan pengadaan berjalan efektif, efisien, dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Berikut tahapan utama dalam proses procurement:

1. Identifikasi Kebutuhan

Langkah pertama adalah mengidentifikasi kebutuhan perusahaan, baik berupa barang maupun jasa. Identifikasi kebutuhan ini harus jelas, mencakup spesifikasi teknis, jumlah, serta waktu yang diperlukan.

2. Permintaan dan Persetujuan Internal

Setelah kebutuhan teridentifikasi, departemen terkait akan mengajukan permintaan pengadaan (purchase requisition). Permintaan ini kemudian diverifikasi dan disetujui oleh manajemen sebelum masuk ke tahap berikutnya.

3. Pencarian dan Seleksi Pemasok

Procurement bertanggung jawab mencari calon pemasok yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Seleksi dilakukan berdasarkan kriteria seperti kualitas, harga, reputasi, kapasitas produksi, serta kemampuan memenuhi jadwal pengiriman.

4. Permintaan Penawaran (Request for Quotation/RFQ)

Perusahaan akan mengirimkan permintaan penawaran harga kepada beberapa pemasok. Dari penawaran tersebut, tim procurement akan membandingkan harga, kualitas, serta syarat pembayaran yang diajukan.

5. Evaluasi dan Negosiasi

Tahap ini melibatkan analisis mendalam terhadap penawaran pemasok. Negosiasi dilakukan untuk mendapatkan harga terbaik, kualitas optimal, serta syarat kontrak yang menguntungkan perusahaan.

6. Pemilihan Pemasok dan Kontrak

Setelah melalui evaluasi dan negosiasi, perusahaan akan memilih pemasok yang paling sesuai. Selanjutnya dibuat kontrak yang mencakup syarat dan ketentuan, termasuk jadwal pengiriman, harga, kualitas, serta tanggung jawab masing-masing pihak.

7. Pemesanan Barang atau Jasa

Perusahaan kemudian mengeluarkan pesanan resmi (purchase order) kepada pemasok. Pesanan ini menjadi dokumen legal yang mengikat kedua belah pihak.

8. Penerimaan Barang dan Pemeriksaan

Barang atau jasa yang diterima akan diperiksa sesuai spesifikasi yang disepakati. Jika terdapat ketidaksesuaian, perusahaan berhak mengajukan klaim atau penggantian.

Baca juga: 7 Contoh Instrumen Pasar Modal yang Perlu Diketahui

9. Pembayaran

Setelah barang atau jasa diterima sesuai kontrak, perusahaan melakukan pembayaran sesuai dengan kesepakatan dalam kontrak atau purchase order.

10. Evaluasi dan Pemantauan Pemasok

Tahap terakhir adalah melakukan evaluasi kinerja pemasok. Hal ini penting untuk menilai apakah pemasok memenuhi standar kualitas, ketepatan waktu, serta keandalan. Hasil evaluasi ini menjadi dasar dalam pengambilan keputusan untuk kerja sama selanjutnya.

Tantangan dalam Procurement

Meskipun terlihat sistematis, praktik procurement sering menghadapi berbagai tantangan, seperti:

• Fluktuasi harga bahan baku di pasar global.
• Keterbatasan pemasok atau monopoli tertentu.
• Risiko keterlambatan distribusi akibat faktor eksternal (cuaca, politik, logistik).
• Kompleksitas regulasi dan peraturan internasional.
• Kebutuhan akan transparansi untuk menghindari praktik tidak etis.

Menghadapi tantangan tersebut, perusahaan perlu mengembangkan strategi procurement yang adaptif, transparan, serta berbasis teknologi agar tetap kompetitif.

Kesimpulan

Procurement adalah proses pengadaan barang dan jasa yang berperan vital dalam keberlangsungan operasional perusahaan. Lebih dari sekadar membeli, procurement melibatkan strategi manajemen yang mencakup identifikasi kebutuhan, seleksi pemasok, negosiasi, hingga evaluasi kinerja pemasok.

Fungsi utama procurement meliputi menjamin ketersediaan barang, menjaga efisiensi biaya, memastikan kualitas, meminimalkan risiko, serta mendukung strategi bisnis perusahaan. Prosesnya sendiri terdiri dari beberapa tahap mulai dari identifikasi kebutuhan hingga evaluasi pemasok.

Dengan manajemen procurement yang baik, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, memperkuat daya saing, dan membangun hubungan jangka panjang dengan pemasok. Oleh karena itu, procurement bukan sekadar aktivitas administratif, melainkan fungsi strategis yang menjadi kunci kesuksesan jangka panjang perusahaan.